Sistemas de Gestão da Qualidade pós Covid-19
Conforme várias publicações feitas, inclusive uma que fiz em https://www.linkedin.com/pulse/gest%C3%A3o-de-a%C3%A7%C3%B5es-corretivas-porque-continua-como-top-1-jos%C3%A9-martins/, um dos temas que sempre foi mais debatido no meio de auditorias de sistemas de gestão é a dificuldade que as empresas encontram na gestão das não conformidades e ações corretivas, sendo inclusive líder na lista dos TOP 10 dos itens normativos da IATF 16949:2016 com mais não conformidades maiores registradas nas auditorias de terceira parte.
Passando agora por esta enorme crise mundial provocada pelo Covid-19, após a retomada da operação das empresas e dos seus sistemas de gestões, será que este tópico de Gestão de Ações Corretivas continuará como líder negativo nas auditorias?
Conversando com alguns colegas, temos listado alguns dos potenciais itens normativos que deveriam ser fortemente tratados pelos gestores das empresas e revisados de forma abrangente analisando com os impactos sofridos nesta época de crise.
Na retomada das auditorias de primeira e terceira partes, nós auditores deveríamos dar muita atenção em alguns dos pontos listados abaixo:
- 4.1 Entendendo a organização e seu contexto: será que foi realizada uma revisão nas questões externas e internas pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetaram a sua capacidade de alcançar os resultados pretendidos? Será que a organização monitorou os acontecimentos e analisou criticamente as informações sobre essas questões externas e internas?
- 4.2 Entendendo as necessidades e expectativas de partes interessadas: como foi realizada a identificação das partes interessadas pertinentes (governo, clientes, fornecedores, colaboradores, acionistas) e seus requisitos a serem atendidos durante esta fase de crise, restrições, lockdown, restrições verticais, etc.?
- 5.1 Liderança e Comprometimento: de que forma a Alta Direção pode demonstrar a sua liderança e comprometimento com relação ao Sistema de Gestão da Qualidade e com a operação eficaz e segura da organização?
- 6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades: será que em virtude do novo contexto e requisitos de partes interessadas afetadas ou alterados, foram revisados os levantamentos de riscos e oportunidades? Será que foram identificados novos riscos e oportunidades? Será que foram analisadas as ações definidas anteriormente de forma a avaliar a sua eficácia em assegurar que a organização pudesse alcançar seus resultados pretendidos, aumentar efeitos desejáveis, prevenir, ou reduzir, efeitos indesejáveis e alcançar melhoria? Será que foram definidas novas ações sobre estes novos riscos e oportunidades?
- 6.1.2.3 Planos de contingência (IATF 16949): será que este risco da pandemia estava identificado e inserido no Plano de Contingência para manter as saídas da produção e assegurar que os requisitos de clientes sejam atendidos de acordo com o risco e impacto ao cliente? Será que estes planos de contingência foram eficazes para a continuidade do fornecimento? Se estivesse incluído, será que o plano de contingência funcionou? Será que foi realizada uma análise crítica do plano de contingência usando uma equipe multidisciplinar incluindo a Alta Direção?
- 7.5 Informação documentada: no período de home office, será que todas as informações documentadas estavam devidamente controladas para assegurar que estivessem disponíveis e adequadas para o uso, onde e quando foram necessárias? Será que esta informação documentada foi protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade)?
- 9.2 Auditoria interna: será que foram realizadas auditorias internas após a retomada da operação para avaliar se o sistema de gestão da qualidade estava conforme com os requisitos da própria organização para o seu sistema de gestão da qualidade, os requisitos da ISO 9001 e/ou IATF 16949 e se estava implementado e mantido eficazmente?
- 9.3 Análise crítica pela direção: será que foram realizadas análises críticas pela Alta Direção para avaliar a adequação, suficiência, eficácia e alinhamento do Sistema de Gestão com o direcionamento estratégico da organização? Nesta análise crítica pela direção, foram analisadas as b) mudanças em questões externas e internas que sejam pertinentes para o sistema de gestão da qualidade, d) a suficiência de recursos e e) a eficácia de ações tomadas para abordar riscos e oportunidades?
Estes são alguns dos itens normativos que deveriam ser revisados imediatamente após a retomada da operação da organização para avaliar se o Sistema de Gestão foi eficaz para ajudar na operação da organização ou se ele simplesmente estava definido para “passar pelas auditorias”.
E vocês, o que acham deste tema?
Podem citar outras questões e requisitos normativos importantes em relação a este tema?
Um abraço e sucesso a todos!