Análise Crítica pela Direção

Um dos temas relativos a Sistemas de Gestão que gera dúvidas em relação ao seu cumprimento é a realização da Análise Crítica pela Direção. Antes das dúvidas frequentes, vamos às definições normativas.

O item 9.3 Análise crítica pela direção define que “a Alta Direção deve analisar criticamente o sistema de gestão da qualidade da organização, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento com o direcionamento estratégico da organização.”

Para esta análise crítica, devem ser levadas em consideração no mínimo as entradas definidas no item 9.3.2 Entradas de análise crítica pela direção e transformadas nas saídas mínimas definidas no item 9.3.3 Saídas de análise crítica pela direção.

O item 3.11.2 da ISO 9000:2015 define Análise crítica como “a determinação da pertinência, adequação ou eficácia de um objeto para alcançar os objetivos estabelecidos”, ou seja, determinar se o Sistema de Gestão da Qualidade (objeto) está alcançando os resultados planejados (eficácia), podendo considerar que no mínimo estes resultados a serem alcançados sejam as entradas para a análise crítica pela direção, por exemplo.

Então podemos concluir que este é o evento mais nobre do Sistema de Gestão, não simplesmente a atividade de elaborar um check-list para assegurar apenas que entrada por entrada (que devem ser avaliadas) foi analisada, mas sim se transformar em um momento de fazer uma análise abrangente e uma reflexão para avaliar se o Sistema de Gestão como um todo está atendendo aos propósitos da organização e não simplesmente cumprindo requisitos normativos.

Esta análise crítica deveria ser uma virada de página do Sistema de Gestão, avaliando o que aconteceu no período anterior (página anterior) documentando o que aconteceu, os resultados obtidos e as ações realizadas e o que está para acontecer no próximo período (próxima página), planejando as atividades futuras.

Algumas perguntas que recebemos:

- Tenho que fazer a Análise Crítica pela Direção através de reuniões anuais?

A resposta é não e não!

Não é necessário fazer através de reuniões, por mais que seja uma prática muito utilizada e mais adequada (na minha opinião), mas pode ser realizada através da preparação de um relatório com todas as informações de entrada requeridas pela norma e pela organização, apresentar este relatório para análise crítica pela Alta Direção e aguardar as suas considerações e decisões.

Também não é o obrigatória a sua realização anual, a norma define que a mesma deve ser feita “a intervalos planejados para assegurar a contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento do Sistema de Gestão com o direcionamento estratégico da organização”, ou seja, deve ser feita sempre que necessário. Um ponto a ser lembrado para as organizações que são certificadas é que durante as auditorias externas este ponto será avaliado, por isso a importância de realizar no mínimo uma vez ao ano para avaliar a eficácia do sistema de gestão como um todo.

- Tem que ser realizada pelo presidente da empresa, pelos diretores ou pode ser somente pelo Representante da Direção? Numa grande empresa o Presidente não vai ter paciência para analisar resultado de tratamento de não conformidades!

A análise crítica é pela Alta Direção, então quem deve realizar é a Alta Direção e não outros representantes. Um motivo que torna esta análise crítica pouco atrativa e interessante para um presidente ou diretor é que temos o hábito de levar somente problemas para análise e esquecemos de demonstrar o que ganhamos, o que melhoramos com o Sistema de Gestão, como melhorou o indicador de Custo da Não Qualidade, por exemplo.

Outra prática interessante é quebrar a análise crítica em vários temas com avaliações mais frequentes e quando for se reunir com a Alta Direção demonstrar apenas um resumo do período, se este quiser entrar em detalhes pode pedir e a sua equipe de gestão pode oferecer os detalhes solicitados.

Nós Gestores Organizacionais temos que nos tornar mais interessantes para a Alta Direção, caso contrário o Sistema de Gestão continuará a ser visto, em parte das organizações, como um fardo a ser carregado para mostrar para o auditor externo para manter o certificado emoldurado pendurado na parede.

Um abraço e sucesso a todos!